об устранении нарушений выявленных Управлением федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Центральному Федеральному округу в Государственном архиве Брянской области
В целях устранения недостатков изложенных в предписании Управления федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Центральному Федеральному округу от 29.04.2011 № 16 были проведены следующие мероприятия:
Уставные документы, нормативные и иные документы.
1.1. На базе Государственного архива Брянской области создано Государственное казенное учреждение Брянской области «Государственный архив Брянской области» (ГКУ БО ГАБО), которое является юридическим лицом (свидетельство о государственной регистрации юридического лица 1113256022329), свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц 2123256012746)
1.2. Заключен 10.01.2012 государственный контракт № 1 /20-12 с ФГУП «Охрана» МВД России по Брянской области на военизированную охрану ГКУ БО ГАБО.
1.3. Гриф «Утверждения» списков источников комплектования Государственного архива Брянской области заверен печатью Управления по делам архивов Брянской области.
1.4. Гриф «Утверждения» положения об экспертной комиссии Государственного архива Брянской области, заверен печатью Государственного архива Брянской области.
1.5. Инструкции учреждения, регламентирующие учет, хранение и использование документов АФ РФ и других архивных документов в ГАБО не утверждаются, а одобряются протоколами экспертно-методической комиссии. В целях устранения замечания восстановлены номера и даты протоколов, на которых были рассмотрены нижеперечисленные нормативные разработки.
- Памятка о порядке выдачи и пользования учетными документами Государственного архива Брянской области (протокол от 26.12.2000 № 4);
- Памятка о порядке прохождения по учетным документам особо ценных дел (протокол от 24.03.1991 № 1);
- Рекомендации «Учет документов и фондов в архивохранилищах Государственного архива Брянской области (протокол от 20.12.1995 № 2).
Материально-техническая база.
Программой «Развитие архивного дела в Брянской области 2012-2015 гг.» предусматривается выделение финансовых средств в объеме 814691 тыс. руб. Из этих средств запланирована поэтапная замена оконных блоков в хранилище № 1 на втором этаже.
Для обеспечения контроля климатических условий приобретены 2 переносных электронных гигрометра.
Организация хранения документов АФ РФ.
В настоящее время выдача особо ценных документов из архивохранилищ осуществляется в соответствии с п.2.10.1. « Правил…». Контроль за соблюдением сроков выдачи особо ценных документов возложен на начальника отдела обеспечения сохранности и учета документов АФ РФ (ежемесячно проводится проверка сроков выдачи данной категории дел, делается отметка в журнале выдачи дел).
3.2. В связи с двойным перемещением документов из приспособленного помещения (бывшее помещение Тихвинского храма) в архивохранилища № 1, № 2 возникла необходимость, в ряде случаев, проводить сплошную постеллажную проверку наличия и состояния архивных документов. В настоящее время при планировании данного вида работы помимо внеочередной постеллажной проверки наличия в соответствии с п. 2.11.5. «Правил…» учитывается цикличность проверки наличия архивных документов. В целях усовершенствования учета физического состояния архивных документов изготовлены «Карточки учета состояния фонда», ведется картотека физического состояния фондов.
3.4. На 2012 год вдвое увеличен план по маркировке ранее выявленных особо ценных дел с целью устранения задолженности.
Организация учета документов АФ РФ.
4.1. Внесение изменений в учетные документы в Государственном архиве Брянской области производится на основании:
- акта приема-передачи документов на хранение;
- акта об обнаружении неучтенных дел;
-акта о технических ошибках в учетных документах;
-акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду;
-акта описания архивных документов, переработки описей;
- акта о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению;
-акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны и т.д.
По результатам предписания составлены акты о технических ошибках, допущенные при заполнении книги поступлений за 1997-2006 гг. О чем сделаны отметки в книге поступлений.
4.2. Контроль за организацией учета документов осуществляет начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов АФ РФ.
4.3. Отмеченные в предписании замечания устранены:
- в книге учета поступлений документов за 1999-2002 гг. восстановлены порядковые номера записей поступлений в пределах отчетного года.
- в списке фондов за 1993,1998 годы восстановлены отсутствующие итоговые записи.
4.4. Нарушение порядка внесения итоговых записей в описи дел, отмеченное по Центру документации новейшее истории Брянской области, объясняется тем, что до 1991 года Центр был ведомственным архивом обкома КПСС и работал в соответствии с ведомственными правилами. Работа по интеграции учета и научно-справочного аппарата Центра документации новейшей истории в систему государственного учета продолжается. В настоящее время проводится плановая работа по сверке учетных документов, итоговые записи вносятся согласно п. 3.5.6. «Правил…».
4.5. Порядок хранения основных и вспомогательных учетных документов определяется в соответствии с п. 2.11.4.1.3. «Правил…», когда вышеуказанные учетные документы размещаются в помещении работников, ответственных за ведение этих документов. Первоначальные списки фондов, на основании которых в 1967 году составлены ныне действующие списки фондов Государственного архива Брянской области, изъяты из фонда Р-1620 «Государственный архив Брянской области» и хранятся у лица, ответственного за учет. На основании п. 2.2. Положения о Филиале Государственного казенного учреждения Брянской области «Государственный архив Брянской области» - Центр документации новейшей истории Брянской области (ГКУ БО ГАБО ЦДНИБО) в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет учет документов самостоятельно. Организация и контроль работы по ведению учета возложены на директора Филиала ГКУ БО ГАБО ЦДНИБО.
Во исполнение п.12 «Предписания…» о передаче страхового фонда госархива Брянской области в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск Тюменской области) были запрошены необходимые параметры технического состояния страховых копий архивных документов (микрофильмов, микроафиш). Однако, проведенная работа по проверке технического состояния страхового фонда, предполагаемого к передачи в специальное хранилище на территории субъекта Российской Федерации, показала, что страховой фонд, созданный в госархиве до 1991 года, не соответствует предъявляемым требованиям и не может быть передан в вышеуказанный Центр.
Вместе с тем приобретение оборудования для создания страхового фонда и проведения работ по дезинфекции, дезинсекции архивных документов является дорогостоящим мероприятием, поэтому управление по делам архивов Брянской области обратилось с ходатайством в администрацию Брянской области о выделении дополнительны финансовых средств. Также необходимо отметить, что для установки комплекса микрофильмирующего оборудования требуется специальное помещение, снабженное вентиляцией, и необходимыми коммуникациями. Проектом здания по ул. Фокина 45-а такое помещение не предусмотрено, а имеющийся лабораторный комплекс в здании по ул. Луначарского, 66 требует капитального ремонта.
Директор ГКУ БО ГАБО Л.М. Турилина