О работе Государственного архива Брянской области по использованию архивных документов в современных условиях

Одной из важнейших задач архивных учреждений является организация использования документов, т.е. применения пользователями и сотрудниками архива информации, содержащейся в архивных документах, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Согласно ст. 26 федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г., госархивы в сфере использования документов должны обеспечивать пользователям условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов, бесплатно предоставлять пользователям архивные справки и копии архивных документов по вопросам социальной защиты граждан; государственным органам и органам местного самоуправления предоставлять необходимую для осуществления их полномочий архивную информацию и архивные копии, публиковать и экспонировать архивные документы, а также оказывать платные информационные услуги.

В соответствии с этим современная деятельность Государственного архива Брянской области в информационной сфере, прежде всего, направлена на обеспечение прав и законных интересов граждан, обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, а также на просвещение и патриотическое воспитание граждан.

Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов…» 2007 г., основными формами использования документов в архиве являются:

• информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
• предоставление архивных документов пользователям в читальных залах архива;
• экспонирование архивных документов на выставках;
• использование архивных документов в средствах массовой информации;
• проведение информационных экскурсий в архиве, лекций, докладов, конференций с использованием архивных документов;
• публикация архивных документов.

Информационное обеспечение пользователей предусматривает предоставление подлинных документов или их копий, информационных документов (архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, тематических перечней и др.) как по запросам, так и в инициативном порядке.

Наибольших трудозатрат от сотрудников архива требует информационное обеспечение пользователей на основании их запросов, т.е. выявление в документах и предоставление пользователям запрашиваемой ими информации. В качестве пользователей выступают органы государственной власти, местного самоуправления, предприятия, организации, граждане (в т.ч. иностранные). Запросы в архив поступают по почте (в том числе электронной); прием граждан ведется в столе справок.

Большая часть поступающих в архив запросов относится к категории запросов социально-правового характера. Каждый квартал исполняется в среднем более 500 запросов социально-правового характера, выдается около 240 архивных справок, 150 архивных копий, 120 архивных выписок. Количество тематических запросов, разновидностью которых являются биографические, в последние годы постоянно увеличивается. Так за первые три квартала 2013 года исполнено 194 запроса. Чаще всего в архив поступают запросы по датам образования организаций и учреждений, истории населенных пунктов.

Исполнение тематических запросов, не связанных с социальными гарантиями, осуществляется на платной основе в соответствии с прейскурантом цен на платные работы и услуги, утвержденным директором ГКУ БО ГАБО в январе 2012 г. Тематические запросы органов государственной власти или местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив исполняет в первоочередном порядке и на безвозмездной основе.

Тенденция к увеличению наблюдается и с генеалогическими запросами, которые также являются платными. За 9 месяцев 2013 года было исполнено 167 запроса; за первое полугодие 2010 года – 89.

Ежегодно увеличивается количество подготовленных архивом информаций по запросам для органов государственной власти, местного самоуправления, учреждений науки, культуры, медицины, церкви, частных лиц. В 2009 году архивом было подготовлено 11 информаций, в 2012 – 74. Это информации о выборах депутатов в Верховный Совет СССР по Брянской области; открытии: мемориального комплекса «Сквер мужества» в г. Брянске, городской библиотеки в г. Бежица; истории Бежицкого хлебокомбината, Брянского городского Дома бракосочетания, гимназии № 1, средней школы с. Дроново Карачевского района; о переселенцах Злынковского района за 1986-2000 г. по Чернобыльской программе отселения; переименовании: названий улиц г. Брянска, Воронокского района в Стародубский район и т.д.

Так же по запросам пользователей и в инициативном порядке составляются тематические перечни архивных документов (систематизированные краткие или аннотированные перечни заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета). Таких как, например: тематический перечень документов «Планы и карты уездов, населенных пунктов, их отдельных частей, дорог, церквей, монастырей, предприятий Брянщины в дореволюционный период» (1780-1917 гг.) и др.

Архивом осуществляется инициативное информирование организаций, предприятий, учебных заведений, церквей, отмечающих свои юбилеи, путем направления информационных писем. Такие письма содержат краткую историческую справку и перечень основных видов документов данного учреждения, хранящихся в архиве.

Для обслуживания пользователей, желающих работать самостоятельно с документами, в архиве имеются читальные залы.

Юридическим и физическим лицам предоставляются документы Архивного фонда Брянской области, находящиеся на архивном хранении, и справочные материалы к ним. В вязи с выходом в 2012 г. новых «Правил работы исследователей в читальных залах госархивов», для пользователей читальных залов госархива Брянской области была разработана памятка, в которой уточнено количество единовременно выдаваемых описей, дел и единиц хранения позитивов, а также сроки их выдачи. Наибольшим спросом у исследователей пользуются документы по различным аспектам истории Брянского края, а также сведения по генеалогии. Количество пользователей – в основном это студенты, аспиранты, преподаватели, сотрудники музеев, краеведы, представители церкви – и количество их посещений читальных залов за последние годы увеличивается. В 2012 г. архив посетило 220 пользователей, было сделано 1561 посещение, с начала 2013 г. – 118 пользователя и сделано 1177 посещений.

Читальный зал архивохранилища №1 оборудован одним компьютером и читальным аппаратом для работы с микрокопиями документов. Оба зала оборудованы видеокамерами наблюдения. По заказам пользователей на платной основе изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, копии на электронных носителях. Количество сделанных ксерокопий в 2012-2013 гг. осталось на том же уровне, компьютерное сканирование стало более востребованным пользователями.

По запросам учреждений-фондообразователей, органов суда и прокуратуры в архиве производится выдача документов во временное пользование. Выдача дел оформляется соответствующими актами. В настоящее время в среднем по 10 запросам ежегодно выдается во временное пользование около 50 дел на срок не более одного месяца.

Архив организует подготовку и проведение выставок документов самостоятельно или же совместно с другими организациями: Брянской областной научной универсальной библиотекой им. Ф.И. Тютчева, Брянским городским Дворцом детского и юношеского творчества им. Ю.А. Гагарина, комитетом по науке администрации Брянкой области и т.д.

На выставки в архив приглашаются студенты исторического факультета БГУ, учащиеся школ города, краеведы. В целях расширения аудитории копии документов выставок передаются в средние и профессиональные учебные заведения города: лицеи № 1, 27, гимназию № 1, Брянский строительный техникум и др. В 2012 году было подготовлено 9 выставок; в 2012 г. – 11 выставок: «Брянщина. Век ХХ.1913 год»», «Пусть арфа смолкла, аккорд еще Письма войны…», «Благотворитель земли Брянской…», «Брянцы в Отечественной войне 1812 г.», «90 лет ГАБО» «Человек беспокойного сердца…», «За трудовые заслуги», Партизанское движение на «Брянщине». Помимо увеличения количества выставок и расширения их тематики, с каждым годом меняются и формы их проведения. Современные технические средства позволяют делать цветные копии документов, размещать их на сайте государственного архива Брянской области (виртуальные выставки).

Для выставок выявляются документы по соответствующей теме, их них отбираются наиболее интересные, малоизвестные, а также хорошей физической сохранности документы, которые ксерокопируются или сканируются. Кроме того, выявляются фотодокументы и печатные издания по теме. Все отобранные для экспонирования документы аннотируются, составляется их перечень.

Что касается использования документов архива в средствах массовой информации, то оно осуществляется, в основном, путем сотрудничества с местными теле- и радиокомпаниями, такими, как «Брянская губерния», «Свое ТВ», «ВГТРК «Брянск». Количество подготовленных и проведенных телепередач с каждым годом увеличивается, что свидетельствует о возрастании интереса к документальной истории. С начала 2013 года подготовлено 6 телепередач. Телепередачи проводятся в форме бесед журналистов с сотрудниками архива, иногда с приглашением известных людей. Наибольшей популярностью пользуются темы дореволюционной жизни Брянска, составление родословных. В 2013 г. были проведены следующие телепередачи: «Жизнь и быт Брянских горожан в начале 20 века», «Брянцы - участники войн и военных конфликтов ХХ века», «Вновь война стучится в души к нам…», «История Холокоста на Брянщине» и др.

Использование документной информации на радио осуществляется путем подготовки радиопередач ко Дню Победы в Великой Отечественной войне, а также к юбилейным датам из истории Брянщины. За 9 месяцев 2013 году было проведено 5 радиопередач: «Триста лет на службе России», «Читая строки тех военных лет…», «История длиной в 305 лет», «Вызываем огонь на себя…», «Вам, в боях с врагами павшим…».

Сотрудничество с органами местной периодической печати на данном этапе сопряжено с определенными трудностями. Не налажен должным образом контакт с редакциями местных изданий, которые, в основном, являются коммерческими, и документальный характер статей, которые архив может им предложить, не вполне привлекает руководителей редакций.

Исходя из возникающих трудностей с публикациями в средствах местной периодической печати и в целях популяризации, привлечения к научной деятельности архива более широкого круга заинтересованных лиц, статьи, сообщения, неопубликованные материалы размещаются на сайте Государственного архива Брянской области.

Среди информационных мероприятий с использованием документов наиболее популярными являются экскурсии в архив, лекции. Экскурсии проводятся обзорные – о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива; также по предварительной договоренности проводятся тематические экскурсии. Экскурсии и лекции наиболее востребованы учащимися средних школ (лицей № 1, гимназии: № 3, 7 школы: № 4, 8, 62, 64), средних профессиональных учебных заведений, студентами исторического факультета БГУ, РАНХ при Президенте РФ, членами исторических клубов (лицей № 1). В 2013 году в рамках мероприятий, посвященных 70-летию освобождения Брянщины от немецких захватчиков в школах №1 г. Фокино, № 2 пос. Шибинец, № 13 состоялись презентации сборника писем военных лет «Написано войной…».

Сотрудники архива принимают активное участие в научно-практических, литературно-краеведческих конференциях: с начала 2013 года в 4-х: международной научной конференции в г. Москве «Четыре века дома Романовых», научно-практических конференциях: в г. Трубчевске «Летопись Трубчевского края», в п. Локоть Брасовского района «Краеведческие чтения: Брасовское имение: история и культурные традиции…», совместно с Комитетом по науке администрации Брянской области «Брянщина в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Люди, события, факты».

К сожалению, не все доклады сотрудников архива, участвующих в конференциях, впоследствии издаются в сборниках статей. Так, сотрудником госархива Осипенко Л.Ф. были подготовлены выступления: «Брянская губерния (1920-1929 гг.) – предшественница Брянской области», «Банковское дело после Октябрьской революции», «О родословной брянских посадских людей Вязьмитиных» на конференции «Брянский край в истории России (2009г.)»; «Трубчане – участники русско-турецкой войны 1877-1878 гг.» на конференции «Наш славянский мир». Из-за отсутствия финансирования сборники статей по результатам конференций пока не изданы.

Совместно с управлением по делам архивов специалисты ГКУ БО ГАБО ежегодно принимает участие в работе «круглого стола» архивистов Брянской, Гомельской, Черниговской областей в рамках Международного молодежного фестиваля славянских народов у Монумента Дружбы на границе России, Украины и Белоруссии. Совместно с управлением по делам архивов специалисты ГКУ БО ГАБО ежегодно принимает участие в работе «круглого стола» архивистов Брянской, Гомельской, Черниговской областей в рамках Международного молодежного фестиваля славянских народов у Монумента Дружбы на границе России, Украины и Белоруссии.

С приобретением цветного принтера в архиве появилась возможность заниматься публикаторской деятельностью. Эта работа ведется по инициативе архива за счет собственных финансовых средств. Ежегодно издаются «Календари памятных и знаменательных дат по истории Брянщины». Помимо «календарей» подготовлено и издано 5 буклетов: «Обратный адрес – фронт…», «Из фондов личного происхождения», «Госархиву 85 лет», «Из коллекций госархива Брянской области», «Брянский Арсенал – 225 лет». Завершена работа по подготовке третьего издания справочника «Административно-территориальное деление Брянского края в 1916 – 2006 гг.».

В 2012-2013 годах активизировалась работа по изданию ранее подготовленных материалов. Изданы: Путеводитель по фондам Госархива Брянской области, буклет «Когда-то здесь была война….», сборник документов «Написано войной…». В сборнике опубликованы письма участников русско-японской, Первой мировой, гражданской, Великой Отечественной войн, военных конфликтов в Афганистане и Чечне, хранящиеся в архиве.